След като сме решили, че дадена система или съоръжение има нужда от подмяна, съвсем естествено е да съберем оферти от няколко доставчика, предлагащи подобно оборудване. За съжаление, не винаги обикновено запитване може да даде очаквания резултат. Причината е, че при не всички системи, доставчиците предлагат стандартизиран продукт или решение, което от своя страна затруднява избора.

Пътят към събиране на информация в този случай минава през подготовката на търгови книжа. Начинът на изготвянето им до голяма степен предопределя дали ще съберем достатъчно качествена информация от потенциалните подизпълнители, за да вземем най-доброто решение. Ако ясно разпишем нашите изисквания, които доставчиците трябва да покрият, информацията която ще съберем ще може по-лесно да бъде сравнявана и така ще бъдат сравнявани сравними оферти.

Ние предлагаме:

• изготвяне на техническо задание към потенциалните подизпълнители;
• изготвяне на шаблон, спомагащ за събиране на стандартизирана и лесна за сравняване информация;
• изисквания към доставчиците за „гаранция за добро изпълнение“, и дефиниране в книжата какво е „добро изпълнение“;
• документацията може да бъде съобразена със ЗОП, в случай на необходимост.